Vertalingen van officiële documenten
Terug naar het overzichtAdministratieve diensten zoals de gemeentebesturen kunnen officiële documenten alleen in de taal van het gebied aanmaken en afleveren. De Taalwet bestuurszaken laat onder strikte voorwaarden in een beperkt aantal gevallen vertalingen toe. Maar wat indien u als burger een officieel document, zoals een uittreksel uit een geboorteakte of een bewijs van leven, moet voorleggen aan een anderstalige of buitenlandse instantie?
Beëdigde vertaling
Voor de vertaling van een officieel document zoals een akte van de burgerlijke stand, kunt u een beëdigd vertaler inschakelen. Een beëdigd vertaler heeft een professionele eed afgelegd bij de rechtbank. Er wordt op dat ogenblik vastgelegd voor welke taal/talen hij bevoegd is.
De handtekening van de beëdigd vertaler geeft de vertaling een officieel karakter. Doorgaans is ook een legalisatie vereist. Informatie over de legalisatieprocedure is terug te vinden op de website van FOD Justitie.
Via de zoekmotor op de website van de Beroepsvereniging voor Beëdigd Vertalers kunt u een beëdigd vertaler zoeken: https://bbvt.be/nl/home
Wanneer u een geboorteakte, huwelijksakte of een ander document dat afgeleverd wordt door de ambtenaar van de burgerlijke stand van uw gemeente nodig heeft in het buitenland, moet u wellicht ook het oorspronkelijke document laten legaliseren door de dienst legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken. Voor sommige landen volstaat een apostille. Hiervoor moet u zich wenden tot de FOD Buitenlandse Zaken. Die versnelde procedure kan alleen gebruikt worden voor landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag.
Meer informatie bij de FOD Buitenlandse Zaken:
Meertalige formulieren op basis van de Openbare documenten verordening (EU)
Door de Europese Verordening EU 2016/1191 worden de administratieve formaliteiten tussen de lidstaten van de Europese Unie vereenvoudigd. Hierdoor kunnen sinds 16 februari 2019 bepaalde openbare documenten in andere lidstaten van de Unie worden gebruikt zonder legalisatie of apostille en zonder vertaling. Het gaat o.a. om bepaalde akten van de burgerlijke stand (opgemaakt door de gemeenten of door de diplomatieke en consulaire posten), uittreksels uit het Centraal Strafregister en bepaalde attesten afgeleverd door de gemeenten of de FOD Binnenlandse Zaken.
De gemeenten moeten, op basis van de verordening, aan het originele document dat in de taal van de gemeente wordt uitgereikt een meertalig standaardformulier toevoegen. Het meertalig formulier is een vertaalhulpmiddel, dat het buitenlands bestuur moet helpen de inhoud te begrijpen van een document dat (door een Belgische administratie) werd afgeleverd voor een andere lidstaat.
Deze meertalige formulieren gelden alleen in de lidstaten van de Europese Unie en kunnen niet worden gebruikt in de lidstaat die ze uitreikt.
EU verordening 2016/1191 inzake de bevordering van het vrij verkeer van burgers door vereenvoudigde overlegging van bepaalde documenten in de Europese Unie en tot wijziging van verordening (EU) nr. 1024/2012.
Meer informatie over het meertalige standaardformulier vindt u bij het e-justice-portaal via
Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand (ICBS)
of CIEC-ICCS (International Commission on Civil Status)
De ICBS heeft o.a. als doel om via meertalige standaardformulieren het internationale verkeer van documenten van de burgerlijke stand te vergemakkelijken. Dankzij verschillende internationale overeenkomsten kunnen meertalige en gecodeerde uittreksels van bepaalde akten van de burgerlijke stand opgemaakt worden zonder dat daarvoor nog een vertaling of legalisatie vereist is.
Op basis van de ICBS-overeenkomst nr. 16, zijn meertalige standaardformulieren mogelijk voor geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten.
Het systeem kan worden gebruikt in Duitsland, Oostenrijk, België, Spanje, Frankrijk, Italië, Luxemburg, Nederland, Portugal, Zwitserland, Turkije, Slovenië, Kroatië, Voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië, Bosnië-Herzegovina, Servië, Polen, Montenegro, Moldavië, Litouwen, Estland, Roemenië, Bulgarije en Kaapverdië.
De ICBS-overeenkomst nr. 34 moet het gebruik van meertalige standaardformulieren ook mogelijk maken voor andere akten zoals een akte van afstamming, erkenning van een kind of geregistreerd partnerschap. Deze overeenkomst is echter nog niet in werking getreden. De uitvoering ervan werd wel al geregeld via de wet van 30 maart 2017.
- Verdrag van Wenen van 8 september 1976 betreffende de afgifte van meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke stand
- Overeenkomst nr. 16 betreffende de afgifte van meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke stand en Bijlagen, gedaan te Wenen op 8 maart 1976
- Overeenkomst nr. 34 betreffende de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels en attesten van akten van de burgerlijke stand, gedaan te Straatsburg op 14 maart 2014.
- Wet van 30 maart 2017 houdende instemming met de Overeenkomst inzake de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels uit en attesten van de burgerlijke stand, gedaan te Straatsburg op 14 maart 2014.
Databank voor de Akten van de Burgerlijke Stand bij het Rijksregister (DABS)
Sedert 2019 worden akten van de burgerlijke stand bijgehouden in een centrale databank die wordt beheerd door het Rijksregister. Het gaat om aktes van geboorte, (prenatale) erkenning, verklaring van naamkeuze, aanpassing van de registratie van het geslacht, huwelijk, overlijden, levenloos kind, voornaamsverandering, naamsverandering, echtscheiding, adoptie en Belgische nationaliteit.
De DABS-databank komt in de plaats van de lokale registers bij de gemeenten of het consulaat.
Uittreksels en afschriften van recente akten (opgesteld vanaf 31 maart 2019) kunnen via de DABS worden aangemaakt in het Nederlands, het Frans of het Duits of (in bepaalde gevallen) via een meertalig sjabloon.
Burgers kunnen uittreksels en afschriften van akten van de burgerlijke stand bekomen bij elke gemeente of rechtstreeks bij de DABS.
- Via een gemeentebestuur
Hou er wel rekening mee dat de gemeente verplicht is om die documenten te verstrekken in de taal van de gemeente.
- Via het publiek loket Mijn DOSSIER.
Via de onlinetoepassing Mijn DOSSIER op de site van het Rijksregister is het mogelijk om bepaalde akten van de burgerlijke stand te downloaden.
U kan als burger ook bepaalde persoonlijke attesten downloaden of afdrukken, zoals een bewijs van gezinssamenstelling of leven.
De attesten die u verkrijgt via het digitaal loket hebben dezelfde juridische waarde als de attesten die u afhaalt bij de gemeente.
In Mijn DOSSIER kan u de taal waarin het document wordt afgeleverd (Nederlands, Frans of Duits), kiezen.
Meer inlichtingen vindt u op de website van het Rijksregister:
Documenten sociale zekerheid
Op Europees niveau werden er in de EU-verordening 883/2004 afspraken gemaakt om de socialezekerheidsstelsels van de lidstaten in grensoverschrijdende situaties op elkaar af te stemmen. Wanneer u naar een andere EU-lidstaat verhuist of er (tijdelijk) verblijft, behoudt u immers verschillende sociale rechten inzake pensioen, geneeskundige zorg enz. door het principe van de exporteerbaarheid. Dat is ook het geval indien u werkt of gewerkt heeft in een andere lidstaat.
Om een snelle en betrouwbare uitwisseling van gegevens tussen de verschillende bevoegde overheidsdiensten te verzekeren, wordt er gebruik gemaakt van een aantal standaardformulieren.
Een overzicht van die standaardformulieren vindt u op Standaardformulieren voor uw sociale zekerheid - Your Europe (europa.eu)
Wederzijdse informatieplicht
Volgens artikel 76, punt 7 van de verordening, mogen de autoriteiten, organen en rechterlijke instanties van een lidstaat verzoekschriften of andere documenten die hun worden toegezonden niet afwijzen, omdat zij in een officiële taal van een andere lidstaat, zoals het Engels, zijn opgesteld.
EU-verordening nr 883/2004 van het Europees Parlement en de Raad van 29 april 2004
Welkom bij de dienst van de adjunct van de gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant.
Bent u een inwoner van een faciliteitengemeente? Maak hieronder uw keuze.